HƯỚNG DẪN CHI TIẾT VIẾT EMAIL ĐẶT LỊCH HỌP BẰNG TIẾNG ANH [KÈM MẪU]

Viết email đặt lịch họp bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng trong môi trường công việc quốc tế. Để thể hiện tính chuyên nghiệp và thiết lập giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, đối tác nước ngoài, hãy tuân thủ các bước sau đây và sử dụng mẫu email mẫu dưới đây để viết email đặt lịch họp thành công bạn nhé.

1. CÁC BƯỚC VIẾT EMAIL ĐẶT LỊCH HỌP BẰNG TIẾNG ANH

Bước 1: Xác định mục tiêu họp và nắm vững thông tin cần thiết

Trước khi viết email, hãy xác định rõ mục tiêu cuộc họp và thu thập thông tin quan trọng như ngày, giờ, địa điểm hoặc nền tảng tổ chức họp, danh sách những người tham dự và nội dung cuộc họp. Điều này giúp bạn tổ chức và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng trong email.

Bước 2: Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự

Trong việc viết email, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp và trực quan. Bạn có thể sử dụng các thuật ngữ như

• Introduction: Phần giới thiệu
• Proposed date and time: Ngày và giờ đề xuất
• Agenda: Nội dung cuộc họp
• RSVP: Yêu cầu xác nhận tham dự
• Availability: Sự sẵn có
• Scheduling conflicts: Xung đột lịch trình
• Confirmation: Xác nhận
• Rescheduling: Đổi lịch
• Cancellation: Hủy bỏ
• Meeting room: Phòng họp
• Teleconference: Họp qua điện thoại
• Video conference: Họp qua video
• Attendees: Những người tham dự
• Presenter: Người trình bày
• Time zone: Múi giờ
• Meeting minutes: Biên bản cuộc họp
• Follow-up actions: Các hoạt động tiếp theo
• Thank you and closing: Lời cảm ơn và kết thúc

Hoặc một số mẫu câu sau

• Subject: Meeting Request
• (Tiêu đề: Yêu cầu họp)

• I hope this email finds you well.
• (Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn trong tình trạng tốt.)

• I would like to schedule a meeting with you.
• (Tôi muốn lên lịch một cuộc họp với bạn.)

• Are you available to meet on [date] at [time]?
• (Bạn có thể họp vào ngày [date] lúc [time] không?)

• I suggest we meet to discuss [topic].
• (Tôi đề xuất chúng ta họp để thảo luận về [chủ đề].)
• Please let me know if the proposed date and time work for you.
• (Vui lòng cho tôi biết liệu ngày và giờ đề xuất có phù hợp với bạn không.)

• If the suggested time doesn't work for you, please suggest an alternative.
• (Nếu thời gian đề xuất không phù hợp với bạn, vui lòng đề xuất một thời gian khác.)

• The meeting will be held at [location].
• (Cuộc họp sẽ diễn ra tại [địa điểm].)

• The purpose of the meeting is to discuss [agenda].
• (Mục đích của cuộc họp là thảo luận về [nội dung].)

• The meeting is expected to last approximately [duration].
• (Dự kiến cuộc họp sẽ kéo dài khoảng [thời lượng].)

• Could you please confirm your attendance?
• (Bạn có thể xác nhận việc tham dự không?)

• If you are unable to attend, please let me know and suggest an alternative time.
• (Nếu bạn không thể tham dự, vui lòng cho tôi biết và đề xuất một thời gian khác.)

• I have cc'd [name] on this email for coordination purposes.
• (Tôi đã gửi chéo [tên] trong email này để phối hợp công việc.)

• Should you have any questions or require further information, please don't hesitate to contact me.
• (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần thông tin thêm, xin vui lòng liên hệ với tôi.)

• Thank you for your attention, and I look forward to meeting you.
• (Cảm ơn sự quan tâm của bạn, tôi mong được gặp bạn.)

• Best regards,
• (Trân trọng,)

• Sincerely,
• (Trân trọng,)

• Kind regards,
• (Trân trọng,)

• Yours faithfully,
• (Trân trọng,)

• Yours sincerely,
• (Trân trọng,)

Bước 3: Sắp xếp email một cách có tổ chức

Trình bày email theo thứ tự logic và có tổ chức để giúp người nhận dễ dàng theo dõi thông tin. Bạn nên bao gồm các phần chính như giới thiệu, lịch họp đề xuất, nội dung cuộc họp và lời kết.

Bước 4: Nhấn mạnh tính chuyên nghiệp và lịch sự

Khi kết thúc email, hãy sử dụng các biểu thức lịch sự và chuyên nghiệp như "Best regards", "Thank you for your attention", "Looking forward to your positive response", để tôn trọng và thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Lưu ý: Trước khi gửi email, hãy kiểm tra lại ngữ pháp, chính tả và địa chỉ email của người nhận để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách chính xác.

2. Mẫu email đặt lịch họp cho từng đối tượng

MẪU EMAIL ĐẶT LỊCH HỌP NỘI BỘ

Subject: Request for Internal Team Meeting: Project Review

Dear Team,

I trust this email finds you well. I would like to request an internal team meeting to discuss the progress and next steps of our ongoing project. This meeting is crucial to ensure effective collaboration and successful project delivery. Kindly find the details below:

Date: [Date]

Time: [Time]

Duration: [Duration]

Location: [Meeting Room/Online Platform]

The primary objectives of this meeting are to:

Review the project status, including milestones achieved and upcoming deliverables.

Discuss any challenges or roadblocks faced and brainstorm potential solutions.

Assign responsibilities and clarify expectations for each team member.

Establish a revised timeline and ensure alignment with project goals.

Provide updates on client feedback and address any client-specific requirements.

Your active participation and valuable insights are essential to the success of our project. Please confirm your availability for the proposed meeting time. If any conflicts arise, kindly suggest an alternative time slot that works for you.

Should you have any specific agenda items or concerns to be addressed during the meeting, please notify me in advance so that I can incorporate them into the agenda.

Thank you for your attention to this matter, and I look forward to a productive discussion during the meeting.

Best regards,

[Your Name]

BẢN DỊCH

Kính gửi đội ngũ,

Tôi hy vọng email này tìm bạn trong tình trạng tốt đẹp. Tôi muốn yêu cầu tổ chức một cuộc họp nội bộ để thảo luận về tiến độ và các bước tiếp theo của dự án đang diễn ra. Cuộc họp này rất quan trọng để đảm bảo sự cộng tác hiệu quả và thành công trong việc triển khai dự án. Dưới đây là các thông tin chi tiết:

Ngày: [Ngày]

Thời gian: [Thời gian]

Thời lượng: [Thời lượng]

Địa điểm: [Phòng họp/Platform trực tuyến]

Mục tiêu chính của cuộc họp này bao gồm:

Xem xét tình hình dự án, bao gồm những mốc đã đạt được và các phần chuyển giao sắp tới.

Thảo luận về những khó khăn hoặc trở ngại gặp phải và đưa ra các giải pháp tiềm năng.

Phân công trách nhiệm và làm rõ kỳ vọng đối với mỗi thành viên trong đội ngũ.

Xây dựng lịch trình chỉnh sửa và đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu dự án.

Cung cấp thông tin cập nhật về phản hồi từ khách hàng và giải quyết các yêu cầu cụ thể của khách hàng.

Sự tham gia tích cực và những đóng góp quý giá từ bạn là rất quan trọng đối với thành công của dự án. Xin vui lòng xác nhận khả dụng cho thời gian họp đề xuất. Nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra, hãy đề xuất một thời gian khác phù hợp với lịch của bạn.

Nếu bạn có bất kỳ nội dung cụ thể hoặc quan ngại nào cần thảo luận trong cuộc họp, xin vui lòng thông báo cho tôi trước để tôi có thể tích hợp chúng vào chương trình.

Cảm ơn bạn đã chú ý đến vấn đề này, và tôi mong chờ một cuộc thảo luận hiệu quả trong cuộc họp.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

 

MẪU EMAIL ĐẶT LỊCH HỌP VỚI ĐỐI TÁC KHÁCH HÀNG

Subject: Request for Business Meeting: Exploring Collaboration Opportunities

Dear [Client's Name],

I trust this email finds you in good health. I would like to request a meeting with you to further strengthen our business partnership and explore potential collaboration avenues. I highly value our partnership and believe that this meeting will help us identify opportunities for mutual growth. Please find the meeting details below:

Date: [Date]

Time: [Time]

Duration: [Duration]

Location: [Meeting Room/Online Platform]

The primary objectives of this meeting are to:

Review our existing partnership and assess its effectiveness.

Discuss the progress of ongoing projects and address any concerns or challenges.

Explore potential areas of collaboration and innovation to expand our business relationship.

Understand your business goals and align our strategies to achieve shared objectives.

Identify opportunities for joint marketing, promotional activities, or other collaborative initiatives.

I kindly request you to confirm your availability for the proposed meeting time. If the suggested time does not work for you, please suggest an alternative that suits your schedule. Your active participation and insights will be instrumental in shaping our future collaboration.

Should you have any specific topics or agenda items you would like to discuss during the meeting, please feel free to share them with me in advance. This will allow us to make the most of our time together and ensure a focused and fruitful discussion.

Thank you for your attention to this matter, and I am eagerly looking forward to meeting you to explore the exciting possibilities of our collaboration.

Best regards,

[Your Name]

BẢN DỊCH

Kính gửi [Tên đối tác],

Tôi hy vọng email này tìm bạn trong tình trạng sức khỏe tốt. Tôi muốn yêu cầu một cuộc họp với bạn để cùng nhau củng cố đối tác kinh doanh của chúng ta và khám phá những cơ hội hợp tác tiềm năng. Tôi rất đánh giá cao mối quan hệ đối tác của chúng ta và tin rằng cuộc họp này sẽ giúp chúng ta xác định những cơ hội để cùng nhau phát triển. Dưới đây là các thông tin cuộc họp:

Ngày: [Ngày]

Thời gian: [Thời gian]

Thời lượng: [Thời lượng]

Địa điểm: [Phòng họp/Platform trực tuyến]

Mục tiêu chính của cuộc họp này bao gồm:

Xem xét mối quan hệ đối tác hiện tại của chúng ta và đánh giá hiệu quả của nó.

Thảo luận về tiến độ của các dự án đang diễn ra và giải quyết bất kỳ quan ngại hoặc thách thức nào.

Khám phá các lĩnh vực hợp tác và đổi mới tiềm năng để mở rộng mối quan hệ kinh doanh giữa chúng ta.

Hiểu rõ mục tiêu kinh doanh của bạn và điều chỉnh chiến lược của chúng tôi để đạt được mục tiêu chung.

Xác định các cơ hội tiếp thị, hoạt động quảng bá chung hoặc các sáng kiến hợp tác khác.

Tôi xin kính đề nghị bạn xác nhận khả dụng cho thời gian họp đề xuất. Nếu thời gian đề xuất không phù hợp với lịch của bạn, xin vui lòng đề xuất một thời gian thay thế phù hợp hơn. Sự tham gia tích cực và cái nhìn của bạn sẽ góp phần quan trọng trong việc hình thành hợp tác trong tương lai.

Nếu bạn có bất kỳ chủ đề cụ thể hoặc mục tiêu nào muốn thảo luận trong cuộc họp, xin vui lòng chia sẻ với tôi trước để chúng ta có thể tận dụng tối đa thời gian cùng nhau và đảm bảo cuộc thảo luận tập trung và hiệu quả.

Xin chân thành cảm ơn sự chú ý của bạn đối với vấn đề này, và tôi háo hức mong chờ cuộc gặp gỡ với bạn để khám phá những cơ hội thú vị của sự hợp tác giữa chúng ta.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

 

Sử dụng các bước và mẫu trên, bạn có thể viết email đặt lịch họp bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Hãy áp dụng ngay thể hiện tính chuyên nghiệp của mình và tạo sự thuận lợi trong quá trình giao tiếp công việc với đối tác quốc tế nhé.